In vista dell'Assemblea Generale dell'Associazione Italiana Arbitri, in programma domenica 16 aprile 2023, si riportano di seguito le modalità operative valide per lo svolgimento delle assemblee e delle operazioni di voto a distanza on-line.
ACCESSO
La partecipazione all’assemblea da remoto e l’espressione del voto è garantita attraverso l’accesso ad Internet con un qualsiasi browser compatibile con i protocolli di sicurezza vigenti (TLS 1.2 o superiore) quali Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, Mozilla, …
Non è richiesta l’installazione di alcun software specifico né App dedicata.
La partecipazione all’assemblea e al voto elettronico online richiede all’invitato le seguenti predisposizioni:
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Avere a disposizione un dispositivo connesso ad Internet. Per una migliore visualizzazione dei lavori assembleari è consigliabile l’utilizzo di un PC; è comunque possibile votare anche con tablet o con uno smartphone, con sistema operativo iOS (iPhone, iPad Apple) e Android (Samsung, Huawei, ….). Tale dispositivo deve assicurare:
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una webcam, per essere visualizzati in assemblea
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un microfono, per fare interventi vocali
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altoparlanti, per ascoltare la discussione dell’assemblea
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un sistema di puntamento (mouse, touch screen, …) per poter esprimere la preferenza di voto, se si ha diritto di voto.
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Avere una connessione ad Internet stabile non inferiore a 2 Mb/s per tutta la durata della partecipazione all’assemblea e alle votazioni. In caso di utilizzo di smartphone e/o tablet è possibile che l’arrivo di chiamate interrompa la connessione all’assemblea; in tal caso si dovrà ripetere la procedura di accesso riacquisendo il diritto di partecipazione.
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Avere a disposizione un telefono cellulare, connesso alla rete mobile (copertura GSM o 4G o 5G) per la ricezione di SMS.
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Avere copertura della rete cellulare che garantisca la ricezione dell’SMS.
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Avere una casella di posta alla quale si garantisce accesso durante le fasi di accreditamento e per tutta la durata dell’assemblea.
ACCREDITAMENTO
Il processo di accreditamento on-line degli aventi diritto al voto garantisce l’acquisizione della partecipazione all’assemblea, concorrendo al conteggio del quorum costitutivo dell’assemblea.
Gli invitati alla partecipazione all’assemblea senza diritto di voto non concorrono al conteggio del quorum costitutivo.
Ogni avente diritto al voto e ogni invitato riceve una mail con un link personale che garantisce l’accesso online all’assemblea, a partire dall’orario di avvio della fase di accreditamento definite per la specifica assemblea.
L’avente diritto al voto e l’invitato deve accedere attraverso il link personale, all’assemblea, confermare l’avvenuta lettura dell’informativa sul trattamento dei suoi dati personali ed esprimere i consensi necessari alla partecipazione all’assemblea e alla eventuale votazione da remoto.
Ogni avente diritto al voto e ogni invitato deve confermare i propri dati relativi a nome, cognome, email e numero di cellulare.
All’esito dell’inserimento dei suddetti dati la piattaforma trasmette al numero di cellulare precedentemente indicato dall’avente diritto al voto e dall’invitato un SMS con un codice numerico
L’avente diritto al voto e l’invitato per partecipare all’assemblea devono inserire il suddetto codice.
Per gli aventi diritto al voto l’inserimento del codice determina l’accreditamento all’assemblea e concorre al calcolo del quorum costitutivo.
Per gli invitati l’inserimento del codice determina l’inserimento nell’elenco dei partecipanti ai lavori a titolo di “invitati non votanti”.
Il processo di accreditamento per gli aventi diritto al voto viene aperto in corrispondenza dell’orario di convocazione dell’assemblea, permettendo l’accesso a partire da un’ora prima l’orario della specifica convocazione.
Il Presidente d’assemblea dispone la chiusura dell’accreditamento prima dell’avvio della sessione di voto.
VOTAZIONE
Il processo di votazione viene attivato dal Presidente di Assemblea. In caso di votazioni multiple le schede relative a ciascun voto possono essere presentate al votante in sequenza in un'unica votazione, ovvero possono essere predisposte sessioni distinte di voto per ognuna delle votazioni.
All’apertura della votazione ogni avente diritto può selezionare il tasto per l’accesso alla cabina virtuale.
Viene visualizzata la scheda di voto con il nome della votazione ed il numero di preferenze che si possono esprimere. Tra le opzioni di voto è presente anche l’opzione Scheda Bianca. Il votante esprime il proprio voto, indicando il numero di preferenze richieste. Ove sia indicato un numero di preferenze inferiore a quello richiesto, il sistema notifica al votante la necessità di completare l’espressione di voto. Dopo aver espresso il proprio voto, il votante deve confermare le proprie preferenze. Fino a quando non ha confermato le preferenze può modificarle senza limitazione alcuna nel numero di volte. Dopo aver confermato il voto espresso, il votante riceve un SMS con un codice numerico sul numero di cellulare confermato in fase di accreditamento.
Inserito il codice numerico ricevuto via SMS, il sistema acquisisce il voto e registra l’avente diritto nell’elenco dei votanti. Non è possibile accedere al voto più di una volta per ogni votazione.
La sessione di voto termina secondo le indicazioni del Presidente d’Assemblea.
SCUTINIO E VERBALI
Quando il Presidente d’Assemblea dichiara chiusa la sessione di voto, viene effettuato lo scrutinio elettronico della votazione. La Commissione Elettorale, nell’espletamento delle proprie funzioni, verifica il documento generato dal sistema riportante l’esito dello scrutinio e lo sottoscrive, consegnandolo al Presidente d’Assemblea che ne dà lettura in assemblea.
Terminata l’assemblea il sistema trasmette alla Commissione Elettorale tutti i verbali relativi alle rilevazioni dei presenti, l’elenco dei presenti, l’elenco dei votanti per ogni votazione, i risultati di ogni votazione.
(aut. Tribunale di Roma n. 499 del 01/09/1989)
